Il est préalablement exposé :
La commune de Gruson met la salle des fêtes et la salle des associations à disposition des associations et des particuliers selon les principes définis dans la présente convention, et les précisions annotées sur la demande de réservation jointe.
Chaque occupant s'engage à en prendre connaissance et à respecter les dispositions qu'elle contient.
Il est convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 - Réservation
La demande de réservation est déposée auprès de la mairie au moins 6 semaines avant la date souhaitée.
Un exemplaire original, signé par M. le Maire, de la présente convention est remis lors des états des lieux d’entrée.
Article 2 - Accès et état des lieux
Les états des lieux d’entrée et sortie sont conjointement établis par les représentants de la commune et l’occupant, au plus tard la veille de la location et le jour suivant la location.
Les badges, clés et codes d’accès sont remis et restitués lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie.
L'occupant s'engage à prévenir immédiatement la mairie en cas de perte ou de vol des badges et clés, et à ne pas procéder à la fabrication d'exemplaires supplémentaires de ces dernières.
L’occupant s'interdit, sous peine de poursuites, de diffuser le code de l’alarme et de transmettre les badges à une personne non habilitée ou non-nommément désignée.
L’occupant doit être obligatoirement le responsable de la manifestation et ne devra en aucun cas sous louer à une tierce personne. Toute entrave à cette condition rendra immédiatement la commune propriétaire de la caution en totalité.
Article 3 - Capacité et horaires d'utilisation
La capacité d’accueil de la salle des fêtes est de 260 personnes debout ou 180 personnes assises.
La capacité d’accueil de la salle des associations est de 50 personnes debout ou 35 personnes assises.
Ces seuils ne peuvent être dépassés.
Les manifestations se termineront pour 3h00 du matin et les lieux libérés pour 4h00 du matin.
Article 4 - Utilisation des équipements
- Avant l'entrée dans les lieux, l'occupant a la possibilité de les visiter sur rendez-vous pris avec le responsable de la salle.
- Il s’engage à prendre soin des locaux, du mobilier et des matériels. Aucun collage, agrafage ou plantation de clous n’est toléré. Aucune inscription ou marque quelconque n’est permise sur les murs, les cloisons ou le sol.
- L’occupant s’engage à ne faire la cuisine que dans le local réservé à cet effet. Il procédera à l’évacuation de tous les déchets dans les poubelles requises en respectant le tri sélectif, ainsi qu’au ramassage tous les déchets extérieurs (mégots). En cas d’utilisation, l’huile de la friteuse sera vidée.
- L'usage d'appareils électriques spécifiques, d'éclairage, de sonorisation et/ou de barbecue extérieur doit être précisé sur la demande de réservation.
- L'usage du tabac est interdit dans les locaux.
- Toute vente d'alcool doit faire l’objet d’une demande d'autorisation d’ouverture d’un débit de boissons temporaire auprès de la Mairie au préalable.
- L'utilisation de vélos, skate, roller, trottinettes … est strictement interdit au sein des locaux.
- L’utilisation de gaz, feu, flammes, artifices ou fumigènes est interdit dans les locaux et leurs abords.
- Le couchage sur place n’est pas autorisé.
- Les issues de secours doivent demeurer libres de tout passage et de toute contrainte.
- Pour les animations musicales, il appartient au locataire de faire les déclarations auprès de la Sacem et SACD.
Article 5 - Environnement
L’occupant veillera à la bonne tenue des personnes, à l’intérieur comme à l’extérieur de la salle. Il sera vigilant quant à la tranquillité du voisinage, il veillera à ne pas causer de nuisances sonores et à laisser les portes fermées après 22 heures.
Le stationnement des véhicules se fera sur le parking de la Mairie.
Article 6 - Remise en état des locaux
L’occupant est responsable de la remise en ordre et en état des installations à la fin de la manifestation. La salle devra être remise dans sa configuration initiale :
- Chaises nettoyées et empilées par 15, tables nettoyées repliées et convenablement rangées au même endroit qu'à l'origine,
- Podium replié et rangé dans le local technique,
- Décorations éventuelles enlevées,
- Fermeture des portes, fenêtres et de l'éclairage,
- Vaisselle lavée et posée sur les chariots métalliques,
- Sols balayés,
- Sanitaires, équipements et cuisine rendus propres et en parfait état de fonctionnement.
Article 7 - Associations communales
Les locaux sont mis à disposition à titre gratuit aux associations communales ; il ne leur sera pas demandé de caution, mais les articles 1 à 9 restent applicables.
Article 8 - Responsabilité
L’occupant s'engage à respecter cette convention. En cas de non-respect de celle-ci, l’occupant s’expose à un refus lors d’une demande ultérieure. Il devra d’autre part en supporter les éventuelles conséquences financières ou juridiques. L’occupant devra veiller à la bonne manipulation du mobilier, des équipements et du podium, notamment lors des montage et démontage, sous peine d’être tenu pour responsable en cas de dégradation.
Il est obligatoire au locataire de souscrire un contrat d’assurance couvrant sa responsabilité civile et notamment les accidents survenant aux personnes spectatrices, bénévoles ou salariées du locataire, mais aussi, couvrant les dégâts qui seraient susceptibles d’être causés aux installations mobilières, immobilières et audiovisuelles.
La municipalité décline toute responsabilité en cas d’accident, de vol ou de dégradation d’objets ou de biens divers exposés par le locataire ou par les personnes présentes pendant la durée de location.
Article 9 - Sécurité
L'occupant reconnaît :
- Avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité ainsi que des consignes spécifiques données par la mairie, compte tenu de l'activité envisagée.
- Avoir procédé avec la mairie à une visite de la salle et plus particulièrement les locaux et voies d'accès qui seront effectivement utilisés.
- Avoir constaté avec la mairie, l'emplacement des dispositifs d'alarme, des moyens d'extinction (extincteurs, robinets d'incendie, ...) et avoir pris connaissance des itinéraires d'évacuation et des issues de secours.
Article 10 - Modalités
Les paiements sont à effectuer auprès du Trésor Public après réception de l’avis des sommes à payer correspondant.
La caution est à verser lors de la remise des clés, badges et codes d’accès, et restituée après le règlement du montant de la location ou, s’il y a lieu, après réalisation des travaux de remise en état.
Article 11 - Dispositions diverses
La présente convention peut être dénoncée :
- Par la mairie à tout moment pour cas de force majeure ou pour des motifs sérieux tenant au bon fonctionnement du service public de l'Éducation ou à l'ordre public, par lettre recommandée adressée à l'organisateur.
- Par l'occupant pour cas de force majeure, dûment constaté et signalé à la mairie par lettre recommandée, si possible dans un délai de 5 jours avant la date prévue pour l'utilisation des locaux.
- La présente convention peut être dénoncée à tout moment par la mairie si les locaux sont utilisés à des fins non conformes aux obligations contractées par les parties ou dans des conditions contraires aux dispositions prévues par ladite convention. L'occupant reconnaît avoir pris connaissance de cette convention qui lui est applicable et s'engage à s'y conformer scrupuleusement.
